Veel zelfstandigen en kleine ondernemingen werken dagelijks met OneDrive, SharePoint en Microsoft 365. Dat is handig: bestanden zijn op meerdere toestellen beschikbaar en je kunt samenwerken zonder documenten telkens door te mailen. Maar betekent dat ook dat al je bedrijfsbestanden voldoende geback-upt zijn? Niet noodzakelijk.
Een goede back-upstrategie gaat verder dan bestanden synchroniseren. Vooral bij een foutieve verwijdering, ransomware of een overgenomen account wil je kunnen terugvallen op een onafhankelijk herstelpunt.
Wat doet OneDrive wel?
OneDrive synchroniseert bestanden tussen toestellen en de cloud. Microsoft biedt daarnaast functies zoals versiegeschiedenis, prullenbakken en mogelijkheden om bepaalde verwijderde of gewijzigde bestanden te herstellen. Dat zijn waardevolle beschermingen. Hoe lang gegevens beschikbaar blijven, hangt onder meer af van de gebruikte dienst, instellingen en bewaartermijnen.
Die functies maken OneDrive niet waardeloos als bescherming; ze zijn alleen niet hetzelfde als een volledig, onafhankelijk beheerde back-up met een eigen bewaar- en herstelbeleid.
Waarom synchronisatie niet altijd genoeg is
Een fout kan zich verspreiden
Verwijder je per ongeluk een map of overschrijf je een bestand, dan kan die wijziging mee worden gesynchroniseerd. Soms kun je een eerdere versie of verwijderde bestanden terughalen, maar je wilt niet afhankelijk zijn van één herstelmechanisme.
Een gehackt account is een ander risico
Als iemand toegang krijgt tot een account met ruime rechten, kan die bestanden wijzigen, verwijderen of delen. Een afzonderlijke back-up met beperkte toegangsrechten biedt dan een belangrijke extra verdedigingslaag. MFA en degelijk accountbeheer blijven natuurlijk eveneens nodig.
Niet alles zit in OneDrive
Zakelijke informatie bevindt zich vaak ook in Exchange-e-mail, SharePoint-sites, Teams, boekhoudpakketten, lokale mappen of op een NAS. Een back-upplan dat enkel naar de OneDrive-map kijkt, mist mogelijk cruciale informatie.
De 3-2-1-regel eenvoudig uitgelegd
Een veelgebruikte vuistregel is de 3-2-1-strategie: houd minstens drie kopieën van belangrijke gegevens, gebruik twee verschillende opslagomgevingen of mediatypes en bewaar minstens één kopie op een andere locatie. In moderne omgevingen is het verstandig dat minstens één back-up bovendien offline of niet eenvoudig wijzigbaar is, zodat ook ransomware die niet zomaar kan vernietigen.
- 3 kopieën: de werkgegevens en twee aanvullende kopieën.
- 2 verschillende opslagomgevingen: vermijd dat één defect, fout of accountincident alles tegelijk raakt.
- 1 kopie buiten de hoofdlocatie: bescherm je ook tegen diefstal, brand of een probleem op kantoor.
Welke gegevens moet een kleine onderneming zeker meenemen?
Begin met gegevens die je morgen nodig hebt om te kunnen werken: klantenbestanden, offertes, facturen, e-mails, contracten, bedrijfsdocumenten en de belangrijkste instellingen van je IT-omgeving. Controleer per toepassing of data lokaal, in Microsoft 365 of bij een andere leverancier staan en hoe je ze daadwerkelijk terugkrijgt.
Denk ook aan laptops van medewerkers. Bestanden op het bureaublad of in de map Downloads worden niet altijd meegenomen door de gekozen synchronisatie- of back-upinstellingen.
Een back-up is pas goed als herstellen lukt
Er is een groot verschil tussen een melding ‘back-up geslaagd’ en een document of mailbox echt kunnen herstellen. Spreek af wie de back-ups controleert en test geregeld een herstel. Kijk ook hoe ver je maximaal in de tijd wilt teruggaan: een bestand dat al maanden geleden verkeerd werd aangepast, vraagt vaak een langere bewaartermijn.
Een praktisch beginplan voor zelfstandigen en KMO’s
- Maak een lijst van kritieke gegevens en waar ze worden bewaard.
- Leg vast hoeveel gegevensverlies en uitvaltijd je bedrijf kan verdragen.
- Voorzie een back-up die onafhankelijk is van de dagelijkse synchronisatie.
- Beveilig de back-upomgeving met MFA, beperkte toegangsrechten en versleuteling waar passend.
- Test het herstellen van enkele belangrijke bestanden en minstens één bedrijfskritiek systeem.
Back-ups voor bedrijven in Lier en Duffel
Wil je weten of je huidige Microsoft 365- of cloudopstelling voldoende herstelmogelijkheden heeft? PCgarage kan samen met jou de gegevensstromen en risico’s bekijken en een passende back-upaanpak uitwerken voor je onderneming.
Ontdek onze IT-diensten voor bedrijven of stel ons je vraag over back-ups en gegevensbeveiliging.
Fotocredit: imgix / Unsplash.
